最高峰GTDツールOmniFocusの使い方まとめ(初級編)2019年

双子育児ではやることがたくさん。TODOリストを使って、やることを整理するとやり忘れもなくなりいい感じです。

TODOを管理するアプリのOmniFocus!値段も機能も最高峰!せっかく買ったんだから使いこなしたいですよね。そんなOmniFocusの使い方をまとめました。GTD初心者の方、買ったけど損をした気持ちになっている方必読です。

GTDとはGetting Things Doneの略で、要は上手くやることリストを回すための手法です。OmniFocusというアプリはこの手法に即したTODO管理を実現できるアプリです!

OmniFocusとは

OmniFocusにはMac版・iPad版・iPhone版があります。

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OmniFocus for Macがあって初めてOmniFocusは真価を発揮するので、ここではMac版の使い方から説明していきます。

OmniFocus 3

OmniFocus 3
開発元:The Omni Group
 無料
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覚えてほしい3つの言葉

OmniFocusを使うに当たって覚えて欲しい3つの言葉があります。

1.プロジェクト

プロジェクトは「したいこと・やるべきこと」

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2.コンテキスト

コンテキストは「手段・場所」

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3.アクション

アクションは「プロジェクトを終わらせるのにやるべきこと」

では早速OmniFocusを使ってみましょう

まずは、コンテキストを作ります

コンテキストは手段場所を選択するものなので、増えたり減ったりしません。先に作ってしまいましょう。

コンテキストの作成例

これは私が最初に使っていたコンテキスト一例です。このように場所や手段を設定します。

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次に、自分のするべきことをすべてInboxに書きだします

Inboxに自分のするべきことを す べ て 書きだしてみましょう。
この時、

  • 実現可能性
  • 重要度
  • 期限
  • プロジェクトかアクションか

なんて細かいことを考える必要はありません。

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とにかく す べ て 書き出すことが重要です。

プロジェクトとアクションに分ける

左側のプロジェクトをクリックすると、空のプロジェクトの列が表示されます。

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先程Inboxに書き出したやることをプロジェクトの列にドラッグアンドドロップしてプロジェクト化します。

このとき、ある項目を達成するために必要な項目は、アクションとして、先に作成したプロジェクトにドラッグアンドドロップします。

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私は達成するまでに2ステップ以上かかるならプロジェクトと考えています。

期限の設定

プロジェクトとアクションに期限とコンテキストを設定します。
プロジェクトとアクションには期限が設定でき、この期限によって、通知してくれます。
また、先ほど作成したコンテキストも設定してしまいましょう。コンテキストはアクションやプロジェクトを行う場所や方法のことです。先にコンテキストを作っておいたおかげであまり迷うことなく設定できると思います。

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計画的な先延ばし

計画的な先延ばしは悪いことではありません。
適切な期限・開始日の設定は計画的な先延ばしに役立ちます。
人間、同時に出来るのは1つまでです。
あれもこれもがプロジェクトの遅延を招きます。
本当に次やるべきことはなんなのか。それを教えてくれてるのがOmniFocusなんです。

パースペクティブ

OmniFocusの真価はパースペクティブを使うことで発揮されます。
パースペクティブとは、考え方、見方という意味です。OmniFocusにおいては、タスクを期限順で並べたり、コンテキストが「家」のプロジェクトやアクションのみを表示したりできます。フィルタのようなイメージですね。

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OmniFocusは自分の好きなようにパースペクティブを設定することができます。そして、作成したパースペクティブはiPhone版OmniFocusで参照することができます。パースペクティブ「期限順」「買い物リスト」など外出先で見たいものをフィルタしてパースペクティブをiPhoneに同期するといいですね!

ここまできたらあとは「ALL」ボタンをポチッ

すると、アクションが期限順に表示されます。私は、基本的にMacでプロジェクト作成→iPhoneで期限ビューを見ることが多いです。

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そして繰り返し。

ここまで来たら、あとは生活に染み込ませるだけです!

  1. iPhoneでTODOが発生した瞬間にInboxに追加
  2. 家に帰ったら、同期してあるMacでプロジェクトかアクションか判断
  3. 期限設定
  4. iPhoneでは期限ビューでやることだけ確認
  5. 週に一度、期限が適切か確認

最後の「週に一度、期限が適切か確認」をGTDの世界ではレビューと呼びます。レビューでは、期限だけでなく、プロジェクトやアクションが適切か、やる必要がなくなっていないか等をチェックします。

育児におけるGTD

育児において定期的にやることを登録しておくと、効果を発揮すると思います。

  • 1ヶ月ごとに、おむつ・ミルクの発注
  • 毎日、ミルクポンの水換え
  • 毎日、おむつゴミ箱のゴミ袋替え などなど

TODOリストにチェックをつけていくと、やったことが可視化されて忘れないだけでなく、達成感も湧くのでおすすめです!

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ゆっち
最近30歳になった会社員です。 もともと子どもは好きなので、楽しみにしていましたが、まさかの双子で驚き!! ブログ初心者ですが、少しでも役に立つ情報を発信できるよう頑張ります!